1.1 Anwendungsbereich

Der Chatbot Kiwi nimmt Benutzereingaben entgegen, beantwortet diese und führt daraufhin ggfs. Aktionen in IngSoft InterWatt aus. Kiwi speichert dabei Daten zur Benutzerinteraktion, welche nach DSGVO personenbezogene Daten sind. Für diese Verarbeitung ist diese Einwilligung erforderlich.

Für die in IngSoft InterWatt gespeicherten Daten gilt die allgemeine Datenschutzerklärung des IngSoft InterWatt Systems. Wird Kiwi zur Analyse oder Veränderung der in IngSoft InterWatt hinterlegten Daten verwendet und sind dabei personenbezogene Daten einbezogen, die dort gespeichert sind, gilt die allgemeine Datenschutzerklärung auch für diese Daten.

1.2 Freiwilligkeit und Einwilligung

Die Benutzung der Zusatzfunktion Kiwi ist freiwillig. Die Nutzung von Kiwi setzt eine Einwilligung in die in Ziffer 2 beschriebenen Verarbeitungen voraus. Diese umfassen sowohl die Bereitstellung und den Betrieb von Kiwi als auch die Fehleranalyse sowie die Weiterentwicklung und Verbesserung der Softwarefunktionen von Kiwi und IngSoft InterWatt durch die IngSoft GmbH. Rechtsgrundlage ist jeweils Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO.

Die Einwilligung wird vor der erstmaligen Nutzung von Kiwi gesondert, informiert und durch eine aktive Handlung eingeholt. Die Ablehnung oder der Widerruf der Einwilligung schränkt die übrigen Funktionen von IngSoft InterWatt nicht ein und verursacht keine Nachteile über die Nicht-Nutzung von Kiwi hinaus.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft am unteren Rand des Chatfensters widerrufen. Nach dem Widerruf wird Kiwi für Sie deaktiviert. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Daten, die ausschließlich auf der Einwilligung beruhen, werden nach dem Widerruf gelöscht, soweit keine andere Rechtsgrundlage ihre weitere Speicherung erlaubt oder erfordert. Nachweise über Einwilligung und Widerruf sowie erforderliche Sicherheitsdaten können auf einer anderen Rechtsgrundlage für die hierfür festgelegte Dauer gespeichert werden.

Ihre Einwilligung erfasst nicht die Verarbeitung personenbezogener Daten anderer Personen, die aufgrund Ihrer Berechtigungen als Kontext aus IngSoft InterWatt bereitgestellt werden. Für deren rechtmäßige Verarbeitung bleibt die verantwortliche Organisation zuständig.

1.3 Daten und Zwecke

Bei der Nutzung von Kiwi werden insbesondere verarbeitet:

1. Ihre an Kiwi abgesendeten Eingaben;
2. der zur Bearbeitung erforderliche und aufgrund Ihrer Berechtigungen zugängliche Kontext aus IngSoft InterWatt;
3. die von Kiwi erzeugten Ausgaben;
4. der Ihrem Benutzerkonto zugeordnete Chatverlauf;
5. technisch erforderliche Nutzungs-, Sicherheits-, Fehler- und Kontingentdaten;
6. von Ihnen übermitteltes Nutzerfeedback sowie die damit zusammenhängenden Eingaben und Ausgaben.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfragen, zur Erzeugung und Bereitstellung von Antworten und Chatverläufen, zur Verwaltung des Kontingents, zur Gewährleistung von Sicherheit und Fehleranalyse, zur Kommunikation mit Ihnen sowie zur Analyse von Nutzerfeedback, Fehlern und Nutzungserfahrungen durch befugte Mitarbeiter von IngSoft, um die Softwarefunktionen von Kiwi und IngSoft InterWatt weiterzuentwickeln und zu verbessern.

Eingaben, Kontextdaten, Ausgaben und Nutzerfeedback werden nicht zum Training oder zur Verbesserung allgemein verwendbarer KI-Modelle und nicht zur Bildung kundenübergreifender Nutzerprofile verwendet.

1.4 Empfänger und Verarbeitungsorte bei Kiwi

Zur Bereitstellung von Kiwi werden Daten im erforderlichen Umfang weitergeleitet an:

1. IngSoft GmbH als Betreiber des Chatbots,
2. Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, South, County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, als Bereitsteller der Softwareplattform.

1.4.1 Dienst und Zweck

Es werden Dienste der Microsoft-Azure-Plattform für das Hosting von Kiwi, die Verarbeitung von Kiwi-Anfragen und die Erzeugung von Antworten eingesetzt. Die allgemeine Nutzung von IngSoft InterWatt ist davon unabhängig.

1.4.2 Datenarten

Benutzer-, Fach- und Protokolldaten, Eingaben, erforderlicher Kontext, Ausgaben und technische Metadaten

1.4.3 Verarbeitungsort

Die reguläre Speicherung und automatisierte Verarbeitung der Daten erfolgt in Rechenzentren von Microsoft Azure innerhalb der Europäischen Union. Die eingesetzten Sprachmodelle werden so konfiguriert, dass Eingaben und Antworten im regulären Betrieb innerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Eingaben und Antworten werden von Microsoft nicht zum Training allgemein verwendbarer KI-Modelle verwendet.

Im Rahmen von Support- und Betriebsleistungen kann ein Zugriff durch Stellen außerhalb der Europäischen Union, insbesondere durch die Microsoft Corporation in den USA, nicht vollständig ausgeschlossen werden. Solche Zugriffe werden auf die hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Garantien gestützt, insbesondere auf das EU-U.S. Data Privacy Framework und die Standardvertragsklauseln im Microsoft Products and Services Data Protection Addendum.

1.5 Speicherdauer bei Nutzung von Kiwi

1. Eingaben, bereitgestellter Kontext und Ausgaben, die nicht Bestandteil eines vom Nutzer gespeicherten Kiwi-Verlaufs sind, werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung und technische Absicherung nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch 30 Tage nach ihrer Erhebung.
2. Soweit Eingaben und Ausgaben Bestandteil eines dem Benutzerkonto zugeordneten Kiwi-Verlaufs sind, werden sie bis zur Löschung des jeweiligen Verlaufs durch den Nutzer, längstens jedoch 24 Monate nach der letzten Nutzung dieses Verlaufs, gespeichert. Nur vorübergehend zur Bearbeitung bereitgestellte Kontextdaten werden nicht Bestandteil des Kiwi-Verlaufs und spätestens nach Maßgabe von Nummer 1 gelöscht.
3. Kiwi Nutzungs- und Kontingentdaten werden höchstens 24 Monate gespeichert.
4. Kiwi Sicherheits- und Fehlerprotokolle werden höchstens 24 Monate gespeichert. Eine längere Speicherung ist zulässig, soweit sie zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls, zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Die Daten werden nach Wegfall dieses Zwecks gelöscht.
5. Freiwilliges Nutzerfeedback und damit zusammenhängende Inhalte werden für 30 Tage gespeichert.

1.6 Keine automatisierten Entscheidungen

Kiwi trifft keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung gemäß Artikel 22 DSGVO. Die fachliche Bewertung und Entscheidung verbleibt bei hierzu berechtigten Personen.

1.7 Verantwortlichkeit bei Kiwi

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Bereitstellung und zum Betrieb von Kiwi ist die Organisation verantwortlich, die Ihnen den Zugang zu IngSoft InterWatt bereitstellt. Die IngSoft GmbH verarbeitet diese Daten insoweit als Auftragsverarbeiter im Auftrag der verantwortlichen Organisation.

Soweit die IngSoft GmbH auf Grundlage Ihrer Einwilligung Nutzerfeedback und damit zusammenhängende Eingaben und Ausgaben zur Fehleranalyse sowie zur Weiterentwicklung und Verbesserung von Kiwi und IngSoft InterWatt verarbeitet, ist die IngSoft GmbH hierfür eigenständig verantwortlich.

1.8 Abrufbarkeit und Änderungen

Die jeweils aktuelle Fassung ist am unteren Rand des Chatbots abrufbar und speicherbar. Über wesentliche Änderungen werden Sie in geeigneter Form informiert. Soweit erforderlich, wird eine neue Einwilligung eingeholt.

1.9 Gesonderte Kiwi-Einwilligung vor der ersten Nutzung

☐ Ich willige freiwillig in die in Ziffer 2 beschriebene Verarbeitung meiner personenbezogenen Daten ein. Diese umfasst die Bereitstellung und den Betrieb von Kiwi durch die für IngSoft InterWatt verantwortliche Organisation sowie die Verarbeitung durch die IngSoft GmbH zur Fehleranalyse und zur Weiterentwicklung und Verbesserung von Kiwi und IngSoft InterWatt. Hierfür dürfen insbesondere meine Kiwi-Eingaben, die erzeugten Ausgaben, mein gespeicherter Kiwi-Verlauf, mein Nutzerfeedback sowie die damit zusammenhängenden Inhalte im beschriebenen Umfang verarbeitet werden.

Die Daten werden nicht zum Training allgemein verwendbarer KI-Modelle verwendet. IngSoft InterWatt bleibt ohne Kiwi nutzbar. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft am unteren Rand des Chatbots widerrufen werden. Aus der Ablehnung oder dem Widerruf entstehen mir keine Nachteile.